Activitățile de pregătire a adunărilor generale anuale ale acționarilor (AGA) sunt în curs de desfășurare și după publicarea rapoartelor anuale și a situațiilor financiare, conducerea ar trebui să pregătească prezentarea care urmează să fie făcută în cadrul AGA.
Prezentarea în cadrul AGA
Prezentarea în cadrul AGA este de obicei o actualizare cu privire la aspectele ridicate de grupurile de părți interesate care sunt considerate a afecta în mod semnificativ strategia companiei, performanța,
si cultura companiei.
De obicei, prezentarea ar trebui să aibă două părți:
- Discursul președintelui consiliului de administrație sau de supraveghere, care rezumă ultimele evoluții și anunță planurile pentru anul următor;
- Prezentarea conducerii pentru rezultatele anului și chestiunile relevante care au fost ridicate pe parcursul anului, în special de către investitori și alte părți interesate in companie. Dacă există un vot împotrivă semnificativ exprimat în cursul anului precedent de către acționari, consiliul sau conducerea ar trebui să explice care sunt următorii pași propuși.
Președintele consiliului de administrație sau de supraveghere sau conducerea societății ar trebui să prezinte cum s-a realizat implicarea investitorilor și a părților interesate și să includă detalii despre problemele importante ridicate pentru a oferi un context suplimentar acelor aspecte raportate. De exemplu, dacă o modificare a legislației a intrat în vigoare în cursul anului, prezentarea ar trebui să includă modul în care conducerea companiei a interacționat cu autoritatea care a emis noile reglementări (în acest caz, partea interesată este chiar autoritatea publică).
În cazul în care acțiunile au fost luate sau sunt propuse a fi întreprinse ca urmare a implicării părților interesate, acestea ar trebui evidențiate în cadrul AGA.
Cine ar trebui să participe la AGA?
În cursul anului trecut am fost impresionata când am participat la o AGA organizata de o companie din România si când CEO-ul se afla în sala AGA cu o oră înainte de începerea ședinței și a discutat cu fiecare acționar prezent la ședință in parte. Aceasta ar trebui sa fie regula.
Pe de alta parte pentru alte societăți am observat si cazuri in care directorul executiv sau chiar președintele consiliului au ratat din păcate participarea la AGA – aceasta arata faptul ca aceștia au prea multe funcții si nu aloca timp suficient activităților societății. Ei trebuie înlocuiți – aceasta este măsura ce trebuie luata in interesul societății si a acționarilor săi.
Președintele consiliului si președinții comitetelor trebuie sa participe la AGA si sa fie pregătiți sa răspundă la întrebărilor acționarilor. Directorul general, directorul pentru relația cu acționarii si investitorii si directorul financiar trebuie sa participe la adunare si sa fie disponibili pentru discuțiile cu acționarii.
AGA este oportunitatea perfecta pentru a dialoga cu acționarii si pentru a explica cum se intenționează soluționarea problemelor ridicate de-a lungul anului sau care au influențat luarea deciziilor.
Folosirea tehnologiei in era tehnologiei este esențială si acționarii trebuie sa aibă acces la AGA transmise in direct pentru a avea acces la prezentare in direct si pentru a adresa întrebări.
Atât prezentarea făcută in timpul ședinței, cat si lista întrebărilor si a răspunsurilor trebuie publicate pe pagina de Internet a societății după AGA, pentru a da tuturor acționarilor acces la informație.