În timpul restricțiilor pandemice, mulți dintre noi au folosit din plin apelurlei video – tehnologia s-a dovedit a fi un aliat care a ajutat la înlocuirea întâlnirilor față în față, desi intâlnirile fizice nu sunt complet înlocuibile.
Între 2020 și 2022, multe dintre companiile listate au avut adunari generale ale acționarilor („AGA”) difuzata prin intermediu Internetului (sau chiar de tip hibrid). În mod surprinzător, după încetarea restricțiilor pandemiei, unele companii au renunțat să mai transmită AGA prin intermediul Internetului.
Participarea la o AGA poate dura câteva ore – de la durata drumului pana la locatia unde are loc, prezentările din timpul AGA, sesiunea de întrebări și răspunsuri și votul pentru probleme inscrise pe ordinea de zi. Pentru un investitor persoana fizica, aceasta poate reprezenta o zi de concediu dacă decide să se participe personal la AGA. Pentru investitorii personae fizice care au o viata aglomerata, AGA transmise pe internet ar economisi timp, ar oferi posibilitatea de a se participa de la distanță și ar oferi posibilitatea de a adresa întrebări consiliului de administrație și conducerii.
Companiile listate la bursă ar trebui să caute solutii pentru a se asigura ca asigura un acces și o participare la AGA de către o gamă diversă de acționari. Fie că participă virtual sau personal, acționarii ar trebui să aibă posibilitatea de a pune întrebări legate de ordinea de zi a ședinței și de activitatea companiei.
În cazul în care companiile listate doresc să implementeze un mod de desfasurare a AGA difuzat online, dar fără posibilitatea de a avea un vot de la distanță, companiile ar trebui să ofere funcționalitate online pentru întrebările în timp real care urmează să fie transmise în timpul AGA verbal sau în scris/electronic.
De asemenea, companiile ar trebui să ia în considerare deschiderea acestei funcții de întrebări și răspunsuri pentru întrebări scrise/electronice de la începutul întâlnirii.
Președintele de sedinta ar trebui să se asigure că întrebările sunt preluate de pe toate canalele disponibile pentru trimiterea întrebărilor.
Companiile ar trebui să ia în considerare explicarea oricăror metode de grupare întrebări furnizate de acționarii care au depus întrebări înaintea AGA.
Unii acționari sunt tentați să vorbească mai mult și să schimbe subiectul AGA într-unul personal. Orice limitări privind lungimea întrebărilor trimise prin platforme virtuale ar trebui să fie rezonabil (de exemplu, 2 până la 4 minute pentru fiecare acționar).
Pentru o mai bună desfășurare a întâlnirii, compania poate folosi un facilitator pentru a sustine activitatea președintelui. Dacă o facilitate electronica moderată este utilizată pentru a gestiona întrebările în timpul unei întâlniri virtual facilitate, compania ar trebui să evidențieze această facilitate și modul în care funcționează. O astfel de unitate ar trebui să fie operată într-o manieră compatibilă cu moderarea oricăror întrebări și răspunsuri care implică cei care participă fizic la AGA.
Președintele sau facilitatorul ar trebui să depună eforturi pentru a asigura o reprezentare corectă a întrebărilor.
Președintele ședinței (care poate fi sau nu președintele consiliului) ar trebui să se asigure că, în măsura în care este posibil, membrii consiliului să participe la ședință (virtual sau fizic) pentru a răspunde la întrebări. De asemenea, persoanele cheie din companie ar trebui să se alăture AGA pentru a răspunde la întrebări și pentru a sprijini Consiliul în timpul întâlnirii. Președintele ar trebui să invite persoanele cu expertiza corespunzătoare sa raspuna la întrebări.
AGA este evenimentul dialogului dintre o companie listată și acționarii acesteia. Folosim tehnologia atunci când vorbim cu colegii, cunoscuții, prietenii sau familia. Cât de dificil ar fi să extindem acest tip de comunicare si pentru AGA? Costurile pentru difuzarea in direct a unei AGA sunt mult mai mici decât cele pentru o întâlnire fizică cu același număr de participanți.