O prietena și o fosta colega de muncă mi-a spus odată că un secretar al companiei este păstrătorul secretelor unei companii. Aceasta nu este o definiție exactă, dar reflectă într-un mod metaforic o parte a activității unui secretar al societății.
Secretarul companiei este o rol superior și face parte din personalul de conducere cheie în mai multe țări (Marea Britanie, SUA, China, Canada, Malaiezia, India, Singapore, Bangladesh, Pakistan, Sri Lanka, Africa de Sud). În marile corporații sau grupuri de companii cotate la bursă americane și canadiene, un secretar al companiei poate fi numit secretar corporativ, iar în instituțiile bancare, guverne sau alte instituții internaționale poate fi numit secretar general sau secretar tehnic.
În companiile cotate la bursă cu sediul în unele țări europene rolul de Secretar al Companiei se suprapune adesea cu rolul ofițerului de conformitate, fiind responsabil de administrarea eficientă a unei companii, în special în ceea ce privește asigurarea respectării cerințelor statutare și de reglementare, pentru asigurarea faptului că deciziile luate. ale consiliului de administrație sunt implementate și fiind o persoană cheie în comunicarea internă între diferitele părți interesate.
În ciuda numelui, rolul nu este administrativ sau de secretariat și nu există o cerință legală ca secretarul companiei să aibă pregătire juridica. Desigur, deținerea unei diplome în drept este foarte utilă, mai ales atunci când secretarul companiei trebuie să se asigure că organizația respectă legislația și reglementările relevante și îi ține informați pe membrii consiliului de administrație sau de supraveghere cu privire la responsabilitățile lor legale. Secretarul companiei nu este asistentul juridic care întocmește procesele-verbale și documentația și asigură disponibilitatea sălilor pentru întâlniri, ci este persoana de contact și manager de proiect pentru evenimentele corporative care implică consiliul de administrație sau de supraveghere, managementul și alte echipe dintr-o organizație.
În multe țări, secretarii companiei sunt înregistrați ca reprezentanți desemnați al companiei pe documentele legale, dar acesta nu este singurul rol. Alte activități importante desfășurate de secretarul societății sunt legate de:
- Documentația de constituire a societății si modificări ale actului constitutiv
- Relația cu acționarii (daca societatea are echipa de relații cu investitorii, activitatea este realizata de echipa dedicata cu sprijinul secretarului companiei, daca este necesar)
- Activitățile de numire și revocare a directorilor unei companii si a membrilor consiliului
- Documentația referitoare la adunările generale
- Activitățile referitoare la plata dividendelor
- Organizarea ședințelor consiliului, sub îndrumarea președintelui consiliului
- Activitățile de conformitate corporativă (politici, registre, obligații continue de raportare și transmiterea rapoartelor)
- Planificarea in timp a raportărilor periodice si verificarea cerințelor legale
- Relația cu auditorii
- Evenimente corporative majore precum listarea companiei, tranzacții majore (preluări, fuziuni, divizări, emiteri de obligațiuni, împrumuturi), insolvență și dizolvare
- Implementarea principiilor de guvernanță corporativă.
Unele companii ignoră importanța rolului de secretar al companiei și nu au cu adevărat o persoană care să desfășoare sau sa coordoneze activitățile menționate mai sus. Alte companii au un rol similar dar consideră că acesta poate fi îndeplinit de personal junior, interpretându-l în sens administrativ. Fără o persoană care să desfășoare activitățile unui secretar al companiei, conducerea se luptă între echipele de conformitate, juridice și alte echipe, iar timpul altor persoane cheie este consumat de sarcini care ar trebui întotdeauna îndeplinite de o altă persoană.
Există și furnizori de servicii care desfășoară o parte din activitățile de secretar al companiei, iar sprijinul lor este foarte apreciat.